Habeas Data
Corporación Universitaria Unitec.

Generalidades

Esta política aplica para todos los titulares de información personal que se encuentre en las bases de datos que utiliza la Corporación Universitaria Unitec quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
En cumplimiento de Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 que establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de sus clientes y en ejercicio de sus actividades académicas, laborales y comerciales, se adoptan políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, también el Decreto 1377 de 2013 define la información mínima que deben contener las políticas de tratamiento de información.
Estas políticas son de estricto y obligatorio cumplimiento para la Corporación Universitaria Unitec en su calidad de responsable y de quienes actúan en su nombre tratando datos personales por su disposición como encargados
Los responsables como encargados sean ellos funcionarios, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole.
De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado a: atencionalusuario@unitec.edu.co

Definiciones

Base de datos: Conjunto organizado de registros con información del titular de la información objeto de tratamiento
Titular: Persona natural o jurídica con datos objeto del tratamiento de la información Tratamiento: Conjunto de operaciones como recolección, almacenamiento, uso, supresión y/o circulación sobre datos personales
Responsable del tratamiento: Entidad, organización o persona que ejerce decisiones sobre los contenidos de las bases de datos.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables

Principios específicos

La Corporación Universitaria Unitec aplicará los siguientes principios, los cuales constituyen las políticas y/o reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

• Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos
• Principio de libertad: El, uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por la Corporación Universitaria Unitec, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener la Corporación Universitaria Unitec, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
• Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener la Corporación Universitaria Unitec, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
• Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
zrincipio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
• Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios, a efecto de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

La Corporación Universitaria Unitec, cuando actúe como Responsables del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

La Corporación Universitaria Unitec, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional a la educación, a la libre cátedra, y principalmente de la autonomía Universitaria.

La Corporación Universitaria Unitec, a través de la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Tics, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD, es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional

En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente a La Corporación Universitaria Unitec, en su condición de responsable del tratamiento.
• Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a La Corporación Universitaria Unitec, en su condición de Responsable del Tratamiento.
• A recibir información por parte de La Corporación Universitaria Unitec, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el Responsable del Tratamiento.
• Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes
• Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

La Corporación Universitaria Unitec, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

La Corporación Universitaria Unitec garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, La Corporación Universitaria Unitec garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, la Corporación Universitaria Unitec garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, e independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los debe res contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia designada y cuyos datos de contacto se concretan más adelante en el numeral 22 del presente documento y que ejercerá la función de protección de datos personales al interior de la Corporación Universitaria Unitec.

El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decret01377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar a personal de La Corporación Universitaria Unitec, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

• El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
• Su representante, previa acreditación de la representación. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por la Corporación Universitaria Unitec señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta

• Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
• La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
• En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

La Corporación Universitaria Unitec tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señaladas. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

La Corporación Universitaria Unitec, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.

La Corporación Universitaria Unitec, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

• Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por La Corporación Universitaria Unitec. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

• El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello La Corporación Universitaria Unitec deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, La Corporación Universitaria Unitec deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente La Corporación Universitaria Unitec adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con La Corporación Universitaria Unitec, la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política, autoriza expresamente para transferir Información Personal. La información será transferida, para todas las relaciones que puedan establecerse con La Corporación Universitaria Unitec.

Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información, La Corporación Universitaria Unitec, tomará las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con la relación propia de la relación con La Corporación Universitaria Unitec, y solamente mientras ésta dure, y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente, La Corporación Universitaria Unitec, también puede intercambiar Información Personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar

La Corporación Universitaria Unitec como institución, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como responsable del tratamiento de datos personales, y las distintas dependencias tanto académicas como administrativas actuarán como encargadas del tratamiento de datos personales, así:

• Para el caso de datos personales de estudiantes actúa como encargado del tratamiento el Departamento de Registro y Control Académico.
• Para el caso de los funcionarios de la Corporación Universitaria Unitec actúa como encargado del tratamiento la Dirección de Talento Humano.
• Para el caso de egresados actúa como encargado del tratamiento la Dirección del Medio Universitario.
• Para el caso de los docentes actúa como encargado del tratamiento la Dirección de Promoción y Desarrollo Académico.
• Para el caso de inscritos o estudiantes potenciales, actúa como encargado del tratamiento la Coordinación de Promoción y Mercadeo.

Para el caso de inscritos o estudiantes potenciales, actúa como encargado del tratamiento la Coordinación de Promoción y Mercadeo.

En el evento en que usted considere que la Corporación Universitaria Unitec dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida a la Oficina de Atención al Estudiante de la Corporación Universitaria Unitec. Dirección oficinas: Calle 76 No. 12-58; Correo electrónico: habeasdata@unitec.edu.co

El presente manual entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación, y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales anteriores que se hubiesen podido adoptar por instancias académicas y/o administrativas de la Corporación Universitaria Unitec

Dado en la Corporación Universitaria Unitec, a los veinticuatro (24) días del mes de abril del año dos mil quince (2015).